Digitalizacion de Documentos

El servicio digitalización de Retrivex convierte sus documentos físicos en una copia digital, permitiéndole reducir la necesidad de espacio físico en su oficina, facilitando la búsqueda y recuperación de documentos así incrementando la productividad de su empresa.

Beneficios de la Digitalización

Elimina las búsquedas manuales

La búsqueda de documentos lleva mucho tiempo. El 15% de los documentos necesarios “no están disponibles” o están extraviados; el 7,5% se pierden por completo. Hasta un 30% de un día de trabajo a menudo se pierde en la búsqueda de archivos. La gestión electrónica de documentos puede proporcionar una respuesta inmediata a una consulta, sin pasar por el largo proceso de la búsqueda en papel. La eliminación de la búsqueda manual puede mejorar el servicio al cliente, lo cual le ayuda a ofrecer a los clientes tiempos de respuesta más rápidos.

Mejora la disponibilidad de información

Al tener un documento digital, ya no es necesario pasar archivos de un escritorio a otro. Personas que trabajan en diferentes departamentos, áreas o lugares pueden tener acceso a la misma información a través de sus ordenadores. Las imágenes son descentralizadas, y por lo tanto de más fácil acceso y lectura.

Al digitalizar sus documentos tendrá la capacidad de abrir y ver varios archivos al mismo tiempo. Si un compañero de trabajo necesita un archivo en el que usted está trabajando, puede compartir el archivo, haciendo así un acceso más rápido y reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda.

Aumenta la seguridad de su información

La Gestión Electrónica de Documentos puede proporcionar otra forma de seguridad a través de la recuperación en desastres. Una vez que los datos se convierten a formato digital, una copia de seguridad puede ser almacenada en bóvedas seguras. En caso de producirse un lamentable desastre, Retrievex podría tenerlo operativo de nuevo en unas pocas horas, eliminando costosos tiempos de inactividad.

Mejora el Servicio al Cliente

Un sistema de gestión de documentos puede facultar a los empleados de su empresa con la capacidad de localizar y recuperar documentos de manera instantánea. Esto a su vez facilita la respuesta inmediata a las preguntas y consultas de los clientes con un tiempo de espera limitado.

En Retrievex brindamos una solución de gestión documental. La forma estructurada e indexada con que la información se almacena y recupera asegura a los clientes enfrentarse a un tiempo de espera mínimo durante las llamadas de apoyo, ya que el agente de servicio puede acceder de forma rápida y eficiente a todos los detalles e instrucciones pertinentes.

Reduce el almacenamiento en papel

El noventa por ciento de los documentos que se manejan en el lugar de trabajo son en papel. En la oficina promedio, se hacen 19 copias de cada documento. Retrievex puede convertir archivos a formato digital, lo que reduce el espacio de almacenamiento de documentos hasta en un 80%. Un archivador de documentos impresos se puede almacenar en un solo disco óptico. No sólo el espacio de almacenamiento se reduce al mínimo, sino que el acceso a los documentos “archivados” también se mejora en gran medida.

Reduce los costos de almacenamiento

Hay costos asociados con el espacio y los salarios que se necesita para mantener sus documentos físicos archivados. Un archivador de cuatro cajones tiene entre 15.000 y 20.000 piezas de papel. Un archivador completo de documentos se puede grabar en un sólo disco óptico.

Por razones legales, determinados documentos necesitan ser retenidos durante largos períodos de tiempo. Retrievex puede proporcionarle opciones para la custodia de documentos en papel fuera de su empresa.