Custodia Documental

Servicio de Custodia y Gestión de Documentos

Los documentos de su empresa permiten y apoyan su negocio a cumplir con sus metas. Cada organización debe abordar objetivos que añadan valor a la consecución de su misión, entre ellos la gestión sistemática de los registros. La custodia de información se refiere a la práctica aplicada de archivar, controlar, y supervisar los documentos importantes de una organización.

Esta gestión se lleva a cabo en centros de documentación acondicionados con los más altos estándares ambientales, de infraestructura, seguridad y tecnología, garantizándole la integridad y conservación de la información.

Incluye además, la indexación en un sistema de código de barras, el inventario, el acceso en línea, la consulta y los servicios de entrega por demanda, así como la destrucción de registros de acuerdo a los plazos establecidos por el cliente.

Solución Completa

Nuestro servicio de custodia de documentos identifica, clasifica, prioriza, almacena, asegura, archiva, conserva, recupera, hace seguimiento, y dispone los registros de manera eficiente. De principio a fin, nuestra gestión de registros equipa a las organizaciones con los recursos para cumplir con sus objetivos.

Clasificacion-de-Documentos Una gestión de registros profesional ofrece muchas ventajas a las organizaciones. Al estructurarse adecuadamente, contribuimos a prestar servicios de una manera consistente, facilitamos el desempeño eficaz de las actividades, y protegemos los derechos de la organización y sus empleados.

Seguridad y Experiencia

La gestión de documentos físicos requiere acciones distintas que la gestión de sus homólogos electrónicos. Las empresas necesitan un equipo de gestión de documentos capacitado para manipular registros físicos. El primer paso en la custodia documental implica el proceso de identificación y autenticación, generalmente a través de una cuestión de archivado y recuperación.

La gestión documental requiere el acceso a salas especiales de archivo con controles ambientales para garantizar su conservación. Los registros más importantes se deben mantener en bóvedas seguras para protegerlos contra los desastres naturales, para garantizar la continuidad de sus operaciones en caso de incendio, inundación o terremotos.

Capacidades Extensas

La recuperación de los registros físicos depende de las capacidades de la organización para etiquetar, clasificar, ordenar y archivar documentos adecuadamente. Cuando un registro físico sale de su área de almacenamiento, es necesario utilizar métodos de seguimiento para asegurar el movimiento autorizado del registro. Esto se puede hacer usando escáneres de códigos de barras o de tecnología de identificación por radio frecuencia.

Ademas la disposición de documentos físicos debe comenzar con el cumplimiento de la ley, los estatutos, reglamentos y procedimientos de operación. La destrucción de cualquier registro físico debe estar bien documentada, con la aprobación dada desde el nivel más alto.

gestion-de-documentos-fisicosAl ritmo que la tecnología sigue cambiando, muchas organizaciones temen que los registros electrónicos queden obsoletos con las actualizaciones de software. Los formatos electrónicos también tienden a ser más vulnerables a las violaciones de seguridad y muchas empresas han expresado su preocupación por la seguridad de los documentos electrónicos sin una copia de seguridad física.

Emergentes esfuerzos para que la gestión de los registros de una forma más segura bajo nuevas regulaciones de cumplimiento y estatutos han renovado el interés social. En años anteriores, el mantenimiento de registros corporativos fue mal implementado. Como resultado, los escándalos y los percances ocurridos relacionados con los registros dejó a muchas empresas en busca de soluciones.

Con nuestros protocolos de gestión de documentos, su empresa pueden implementar y asegurar la información de estas amenazas, manteniendo el ciclo de vida de los documentos por el tiempo necesario.

La Ventaja Retrievex

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El Sistema Retrievex: Calidad en Cada Paso del Camino

Calidad y servicio al cliente son los sellos de Retrievex, para brindar a nuestros clientes soluciones en la gestión documental. Nuestro uso eficiente de la tecnología, de la mano con nuestro personal del centro de almacenamiento de registros y servicio al cliente, se aseguran que desde la recolección, almacenamiento y regreso al cliente, se realice de manera consistente y con el mejor servicio posible.

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