Hay ciertos parámetros para seleccionar una empresa que administre la gestión documental de su organización.

Bodegas especializadas

Las bodegas deben seguir tanto normas de salud como de seguridad. Los documentos deben mantenerse en cajas en buen estado y su almacenamiento debe ser controlado rigurosamente. Factores como la temperatura y la humedad deben regularse para que la integridad del papel se mantenga en óptimo estado.

Además, la seguridad debe ser un factor fundamental para elegir a su custodio de documentos, ya que la información de sus registros puede ser de carácter sensible o hasta confidencial. Por tanto, el monitoreo 24/7 es determinante para la protección documental.

Capacidad de accesibilidad y entrega

Una vez que sus documentos estén bajo custodia, usted debe tener fácil acceso sobre ellos, incluso remotamente. En caso de que necesite un documento en particular, usted debe ser capaz de rastrearlo fácilmente y solicitar la entrega del mismo en un margen de tiempo razonable.

Más allá de la custodia de documentos

Una empresa de gestión documental ofrece más servicios que la custodia de sus registros. Los servicios deben ir alineados a las exigencias de cada organización y a los retos de la era digital. El primer paso es realizar una correcta indexación de sus registros. Esto facilita la identificación y recuperación efectiva de sus documentos, tanto físicamente como en línea. Por tanto, más allá de entregarle el registro físico en el momento oportuno, la digitalización es importante en nuestros días.

Toda organización tiene una naturaleza distinta y cada industria tiene sus exigencias específicas. Por eso, la gestión de la información debe responder a las necesidades de su empresa.

Innovación para que la gestión documental sea sencilla

La custodia de documentos debe seguir protocolos específicos. Cuando necesite el acceso a un documento específico o todos sus archivos, debe ser simple, rápido y online.

En Retrievex ofrecemos un sistema de administración que permite rastrear las cajas con sus documentos desde cualquier parte del mundo. Puede solicitar el documento que guste y lo tendrá en sus manos por la tarde o en el día que usted nos lo indique, ya que nuestra flotilla está disponible para despachar los documentos solicitados cuanto antes.

Toda la información sobre nuestro servicio de custodia de documentos la puede encontrar aquí.